虧艙費常見原因和預防措施：(1)貨主貨來不及進倉或臨時取消出貨訂艙人卻沒有及時取消訂艙。防范：請貨代有規(guī)律地在截關日前與貨主保持溝通，及時反饋信息。并告知貨主他有責任通知，否則會產生虧艙費。(2)較大比例的超方/縮方/超重。防范：請貨代要求貨主訂艙托單與實際貨物盡可能一致，如有任何變動及時通知。(3)貨物進倉后發(fā)現(xiàn)貨物本身特性或規(guī)格問題導致無法承運，如“液體/危險品/超大超重件”。防范：請貨代告知貨主不承接液體/危險品/半危品，超大超重件必須事先確認。
計費重量（Chargeable Weight）計算運費等費用時所使用的重量，有可能是實際毛重，也有可能是體積重量。按照換算標準可以計算出體積重量。實際毛重和體積重量哪個大就把哪個作為計費重量。重貨（High Density Cargo）根據(jù)換算標準，每立方大于某個重量的稱為重貨，比如以每立方貨物毛重=300千克作為換算標準，則每立方大于300千克的貨物就是重貨。輕貨（Low Density Cargo）根據(jù)換算標準，每立方小于某個重量的稱為輕貨，比如以每立方貨物毛重=167千克作為換算標準，則每立方小于167千克的貨物就是輕貨。
拼箱貨的計費噸力求做到準確。拼箱貨交貨前，應要求工廠對貨物重量和尺碼的測量要盡可能地準確，送貨到貨代指定的倉庫存放時，倉庫一般會重新測量，并會以重新測量的尺碼及重量為收費標準。如遇工廠更改包裝，應要求工廠及時通知，不要等到貨送到貨代倉庫時，通過貨代將信息反饋回來，往往時間已經很緊，再更改報關單據(jù)，很容易耽誤報關，或產生加急報關費和沖港費等。